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Dicas para libertar espaço no e-mail | Luis Serra Freelancer

Dicas para libertar espaço no e-mail

O que fazer se chegar ao limite de espaço.
 
Um alojamento de internet oferece alguns Gb de cota, dependendo do que está contratualizado, para os utilizadores alojarem a sua página de internet, bases de dados, e-mails entre outros serviços. Grande parte das vezes é fácil atingir essa cota. Existem algumas alternativas para ultrapassar esse problema desde aumentar a cota com a empresa responsável pelo alojamento dos seus serviços, o que irá resultar em mais custos, ou eliminar conteúdos do alojamento, mais especificamente nas contas de e-mail existentes. A maior parte das vezes as contas de e-mail são a principal fonte responsável pela cota do alojamento esgotar ao longo da sua utilização, no entanto poderão ser tomadas algumas medidas preventivas ao longo desse tempo, retardando ou mesmo evitando a falta de cota no alojamento. Também os e-mails consomem outros recursos essenciais ao alojamento, para além do espaço, como é o caso da memória e da largura de banda, também eles contratualizados no plano de alojamento. Ao recorrer a algum desses recursos utilizando frequentemente os serviços de e-mail significa que está também a comprometer outros serviços no alojamento, tornando-os mais lentos e menos eficazes, como é o caso da página de internet ou consultas a bases de dados.

Vejamos então como retardar a falta de espaço no alojamento com algumas acções fácies de realizar.
 

Configuração de e-mail

Ao se configurar o e-mail por meio de uma aplicação de e-mail, como por exemplo o Thunderbird, o servidor de receção a ser configurado deverá ser o POP3. Desta forma sempre que receber um e-mail, ele é transferido do alojamento para o computador, libertando assim o espaço que esse e-mail ocuparia no servidor.
Apenas no caso de precisar de ter acesso aos e-mails em vários dispositivos, como no computador de casa/trabalho ou no telemóvel por exemplo, então nesse caso o servidor de receção terá de ser configurado como IMAP. Mas isso implica que todos os e-mails ficam alojados no servidor até que eles sejam eliminados de um dos dispositivos de onde estejam configurados. No entanto muitas vezes ignoramos esse facto e mesmo não precisando de um e-mail não o eliminamos.
 

Esvaziar a reciclagem e caixa de spams

Esta dica pode ser óbvia, mas vale a pena recordá-la. Todos os itens de e-mail que vão tanto para a caixa de spam como também para a reciclagem devem ser limpos frequentemente. Somente após os e-mails serem eliminados da reciclagem é que o espaço no alojamento é libertado.
 

Eliminar e-mails relacionados a publicidades ou promoções

Muitas das vezes estes e-mails de publicidade ou promoções passam diretamente para a caixa de spam, no entanto existem outras que não. Nesse caso eles estão intercalados com os outros e-mails recebidos e terão de ser limpos individualmente.
 

E-mails com anexos

Um dos principais vilões no armazenamento das contas de e-mail são sem dúvida os anexos. As caixas de e-mail permitem a receção e envio de e-mails com anexos de grandes dimensões, variando entre serviços de envio de e-mail. E é aqui que deverá existir uma grande sensibilidade no momento do envio de e-mails para alguém. Devem ser utilizadas plataformas específicas quando é preciso enviar um e-mail com um anexo ou um conjunto de anexos que consideramos grandes. Essas plataformas permitem a partilha de conteúdos em nuvem, como o Google Drive ou a Dropbox, ou a transferência de conteúdos como o wetransfer. Todas estas plataformas permitem registo e utilização gratuita para as contas mais básicas. Isto não apenas vai manter a nossa caixa de correio mais livre como também não iremos, ainda que inconscientemente, encher a caixa de correio daqueles que vão receber o nosso e-mail.
 

Fazer backup dos e-mails

Outra boa dica é fazer frequentemente um backup dos e-mails. Apesar desta medida ter de ser feita frequentemente, e não apenas para os e-mails, ela é muita das vezes esquecida. No caso de ter o e-mail configurado como IMAP então poderá fazer uma cópia dos e-mails, tanto os e-mails enviados como os e-mails recebidos, para o computador local. Desta forma, os e-mails vão ser transferidos do servidor para o seu computador, eliminando-os do servidor de alojamento e consequentemente libertando cota no alojamento.
 

Comprar mais cota

Esta é também uma solução viável, no entanto irá acarretar mais custos, que muitas vezes são, desnecessários. O plano para a compra de espaço adicional no alojamento varia de empresa para empresa no entanto estou certo que se tivermos em conta todas as medidas apresentadas anteriormente não iremos precisar de recorrer a este ponto.
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Julho de 2020

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